Se a sua empresa participa ativamente em concursos públicos, é provável que tenha a sensação de que o processo consome uma grande quantidade de tempo e recursos. Não se trata de uma perceção subjetiva: é uma realidade, uma vez que se trata de um processo que, pela sua própria natureza, combina uma gestão exigente, coordenação transversal entre departamentos, prazos rigorosos e uma carga documental que, em muitos processos, começa praticamente do zero.

O que poucas organizações quantificaram com rigor é quanto tempo exatamente é investido em cada parte desse processo, em que pontos concretos se acumula a maior ineficiência e que retorno real pode ser obtido quando se aborda a sua otimização de forma metódica.

Neste blogue, vamos tentar responder a essas perguntas de forma rigorosa e prática: fornecendo dados concretos sobre os tempos por fase, identificando as ferramentas disponíveis no mercado para cada etapa do processo e quantificando a poupança alcançável quando se aplica uma abordagem profissionalizada.

Iremos publicando artigos que aprofundam cada fase e, no final, terá à sua disposição um mapa completo de onde vai o tempo, o que pode ser otimizado e como, e quanto essa poupança pode representar em termos de capacidade operacional e custo real por processo.

A gestão de um concurso público não é uma tarefa isolada. Trata-se de um processo estruturado que envolve simultaneamente diferentes funções dentro da empresa: a área comercial ou de desenvolvimento de negócios, a equipa técnica responsável pela elaboração da proposta, o departamento jurídico ou administrativo que gere a documentação e a direção que valida as decisões estratégicas de participação.

A isto acrescenta-se o facto de cada concurso ter os seus próprios cadernos de encargos, os seus próprios critérios de avaliação e os seus próprios prazos. A casuística é vasta: um concurso de serviços tecnológicos não se prepara da mesma forma que um de obras civis ou um de fornecimento de equipamento. Não existe um processo completamente padronizável, embora exista uma estrutura de blocos comuns a praticamente todos os processos.

É precisamente nessa estrutura que se encontram os padrões de ineficiência mais frequentes e, por conseguinte, as maiores oportunidades de melhoria.

Quando se analisa rigorosamente o tempo dedicado à gestão de um concurso de complexidade média —do início ao fim—, o resultado surpreende até mesmo as equipas mais experientes: o esforço total situa-se em cerca de 38 horas de trabalho efetivo por processo.

Pode parecer algo que se consegue gerir pontualmente. O problema surge quando se considera o volume real de atividade: uma empresa com participação ativa em concursos gerencia simultaneamente vários processos ao longo do ano, e este esforço repete-se na sua totalidade para cada um deles.

Se a organização participar em 20 concursos por ano, o custo total ultrapassa as 760 horas de trabalho dedicadas exclusivamente a este processo. A isso há que somar o custo de oportunidade: o tempo de profissionais qualificados que poderia ser dedicado a outras atividades de maior valor.

A questão relevante não é se esse tempo é muito ou pouco. A questão é quanto desse tempo é estritamente necessário e quanto resulta de ineficiências que podem ser corrigidas.

Antes de analisar em pormenor cada fase, é útil ter uma visão geral. O processo de gestão de um concurso público pode ser estruturado em quatro grandes blocos funcionais, cada um com o seu próprio perfil de atividades, recursos envolvidos e potencial de otimização:

Estes quatro blocos não são compartimentos estanques: estão interligados de forma sequencial e as decisões tomadas em cada um deles condicionam diretamente o trabalho do seguinte. O bloco 2 —Gestão da participação— concentra quase metade do tempo total e é onde se verificam os maiores estrangulamentos, mas a sua eficiência depende em grande medida da forma como o bloco 1 foi gerido.

Cada um destes quatro grupos esconde realidades distintas em termos de complexidade, capacidade de automatização e retorno da melhoria. A título de antecipação:

As percentagens de poupança indicadas são estimativas baseadas na análise de processos reais e representam o potencial alcançável com uma abordagem otimizada. Nos artigos de cada secção, iremos detalhar a metodologia e as alavancas concretas de melhoria.

Uma das conclusões mais importantes que se depreende da análise detalhada é que o potencial de melhoria não se distribui de forma homogénea. Há atividades em que as ferramentas adequadas podem reduzir o tempo investido entre 40% e 60%; e há outras em que o critério humano é insubstituível e a automatização tem um papel marginal.

As atividades com maior potencial de melhoria partilham características comuns:

• Pesquisa, filtragem e classificação de informação proveniente de múltiplas fontes externas.
• Coordenação e troca de documentação entre departamentos com agendas distintas.
• Geração e gestão de documentação estruturada ou parcialmente padronizável.
• Acompanhamento simultâneo do estado de múltiplos processos e dos seus prazos.
• Consolidação e análise de dados históricos de participação e resultados.

No outro extremo, atividades como a leitura estratégica de cadernos de encargos, a elaboração da proposta técnica diferenciada ou a negociação contratual requerem a intervenção de profissionais qualificados e não são candidatas à automatização.

Conhecer esta distinção com precisão é a base para tomar decisões de investimento acertadas: não se trata de tecnologia pela tecnologia, mas de identificar com clareza onde o tempo é desperdiçado desnecessariamente e onde a melhoria metodológica e as ferramentas corretas devolvem capacidade operacional real à organização.

Nos próximos artigos, analisaremos em profundidade cada um dos quatro blocos. Para cada um, estudaremos:

• Em que consiste o bloco e que atividades concretas inclui.
• Que recursos e perfis são necessários para o executar corretamente.
• Que ferramentas e soluções existem no mercado que podem otimizá-lo.
• Quanto tempo é investido, em média, e em que atividades específicas.
• Que percentagem desse tempo é suscetível de ser reduzida e através de que alavancas.

O artigo de encerramento da série consolidará todos os dados: tempo total por tipo de concurso, potencial de poupança acumulada por bloco e o que essa melhoria representa em termos de capacidade, custo e competitividade para uma organização com atividade de concursos ativa.

Os dados relativos a tempos e percentagens de poupança recolhidos nesta série provêm da análise de processos reais de gestão de concursos em empresas de diferentes setores e dimensões. Os valores representam estimativas médias orientativas e podem variar consoante a complexidade de cada concurso, o setor e a maturidade da equipa de gestão