Gestão da participação num concurso público: O conjunto de processos que mais tempo consome e onde temos mais oportunidades de poupança
Uma visão estruturada do processo, os quatro grandes blocos que o compõem e o potencial de otimização que poucas organizações exploram
Estimámos uma média de 18,5 horas de trabalho, o que torna esta etapa a mais demorada do processo e também aquela que apresenta maior potencial de otimização quando analisada em pormenor.
Mais uma vez, é importante salientar que se trata de tempos médios e que há concursos em que temos de dedicar muito mais tempo e outros em que é necessário muito menos.
A razão para este peso não reside apenas na complexidade técnica de preparar uma proposta, embora isso também conte. Mas, sobretudo, na complexidade organizacional que acompanha esse processo, com a necessidade de:
- Envolver vários departamentos com ritmos diferentes.
- Consolidar informações dispersas.
- Obter validações e aprovações.
- Manter todos os intervenientes alinhados sob a pressão dos prazos.
Neste artigo, detalhamos as quatro subfases que compõem este bloco, analisamos onde se perde realmente tempo e explicamos como os fluxos de trabalho automatizados e os sistemas de notificação entre equipas se tornam um catalisador e um orquestrador de melhoria e otimização, reduzindo tempos e evitando erros.
O denominador comum: a coordenação que ninguém vê
Há um padrão que merece atenção, pois é comum a todo o bloco: em praticamente todas as atividades deste grupo surge, de uma forma ou de outra, a necessidade de trocar informações com outros departamentos, como «precisamos de documentação do produto», «temos de enviar amostras», «é necessário tratar já das garantias».
Essa troca, aparentemente rotineira, é, na realidade, uma das principais fontes de ineficiência na gestão de concursos públicos. Não porque a informação não exista, mas pela forma como é habitualmente gerida: cadeias de e-mails sem uma sequência estruturada nem prazos, documentos partilhados com versões desatualizadas, reuniões de coordenação improvisadas, lembretes manuais e dependências que bloqueiam o avanço até que alguém responda.
O resultado é que uma parte significativa do tempo da equipa de concursos não é dedicada à elaboração da proposta, mas sim à gestão da comunicação e ao acompanhamento do que os outros devem contribuir. Trata-se de tempo invisível nos processos de concursos, mas com um grande impacto económico e nos resultados; ao mesmo tempo, é um facto conhecido, mas que não é quantificado nem abordado em nenhuma iniciativa.
As ferramentas de fluxo de trabalho e notificação automática atuam precisamente sobre esta ineficiência: substituem a coordenação manual por fluxos estruturados, garantem que cada pessoa receba a informação de que necessita no momento certo, eliminando a dependência e poupando tempo ao responsável pela licitação.
As quatro subfases do bloco e o seu custo real
A seguir, analisamos cada uma das subfases que compõem a gestão da participação no concurso, com os seus prazos estimados, as atividades que as integram e as medidas de melhoria que podem ser aplicadas em cada uma delas.
Resumo das poupanças por subfase
A tabela seguinte resume o tempo de referência, a percentagem de poupança estimada e as horas recuperáveis em cada subfase 2 quando se aplica uma abordagem otimizada com ferramentas adequada:
A poupança total situa-se em cerca de 6,99 horas por processo, o que representa aproximadamente 37% do tempo total do bloco. A maior parte dessa poupança, mais de 80%, concentra-se nas subfases 2.2 (Preparar o concurso) e 2.3 (Aberturas), com o registo das adjudicações e pontuações.
Sendo a subfase 2.2 precisamente a mais longa e a que mais depende da coordenação entre equipas.
E a subfase 2.3 a mais tediosa na recolha dos dados do concurso e na pontuação dos critérios. Esta subfase é especialmente demorada para as empresas que concorrem a fornecimentos, nos quais os concursos incluem muitos lotes e concorrentes.
Se analisarmos onde se concentra realmente o esforço, fica claro que a fase de preparação do concurso não só é a mais demorada, como também a que mais depende da coordenação entre equipas.
É precisamente neste ponto que se verifica a maior parte das ineficiências: tempos de espera, acompanhamentos manuais, falta de visibilidade e duplicação na gestão da informação. E, ao mesmo tempo, é onde existe o maior potencial de melhoria.
No artigo seguinte, aprofundaremos especificamente esta fase-chave, abordando como um fluxo de trabalho estruturado permite organizar toda a coordenação interna, reduzir atritos e transformar a forma como as equipas colaboram durante a preparação de uma proposta.
Veremos, de forma prática e detalhada, como funciona este modelo e por que razão se torna um elemento decisivo para ganhar em eficiência e qualidade na gestão de concursos públicos.
