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CLAVES DEL ÉXITO EN LA GESTIÓN DE NEGOCIACIONES Y LICITACIONES HOSPITALARIAS

CLAVES DEL ÉXITO EN LA GESTIÓN DE NEGOCIACIONES Y LICITACIONES HOSPITALARIAS

Desde BIsiona, creemos que todo está relacionado con el conocimiento y su proyección a futuro, lo que implica que hay que alejarse del día a día, para tener tiempo.

En el caso del mundo hospitalario, este hecho aparentemente tan simple se llega a convertir, en muchos casos, en una misión prácticamente imposible.

Conocemos, todos los que estamos relacionados con este entorno, la cantidad de trámites administrativos y burocráticos que existen y que además exigen unas entregas con fechas muy agobiantes. Lo que hace que se convierta en una práctica habitual perder el acceso a un concurso, o que se gestione de manera inadecuada estas licitaciones, aun habiendo externalizado la gestión de las  mismas. Al fin y al cabo, las decisiones de acceso son siempre internas y son, generalmente estos recursos, los que menos tiempo tienen.

Para evitar situaciones como las comentadas y realizar una gestión de éxito, hay que procurar tener todos los elementos necesarios que se van a utilizar y se van a requerir en los procesos y lo más importante, estos deben estar:

  • ordenados
  • localizados
  • jerarquizados
  • actualizados
  • accesibles

Igualmente, hay que facilitar a las personas de la organización que tienen que intervenir en los procesos, una herramienta con un acceso rápido, directo, ordenado, seguro y con segregación de funciones, lo que facilitará  que cada participante del proceso pueda trabajar de la forma más efectiva y eficaz posible.

Por último, necesitamos medir la eficacia de estos procesos y el fin de los mismos que no es otro que obtener la adjudicación de un contrato de venta de producto.

Aunque parezca obvio, sumando las anteriores premisas, concluimos que es necesario disponer de una herramienta o solución que nos permita en un mismo repositorio:

  • Integrar todos los datos de las distintas fuentes que intervienen en el proceso
  • Establecer las tareas ,los procesos y sus reglas.
  • Definir y asignar responsables, para una rápida toma de decisiones segregando las funciones adecuadamente.
  • Registrar los cambios y aprobaciones, es decir un sistema trasparente y auditable.
  • Disponer de alertas sobre plazos y notificaciones para evitar la pérdida de oportunidades.
  • Registrar y almacenar los documentos asociados a cada fase.
  • Analizar los resultados para tomar decisiones y mejorar nuestra estrategia en el mercado.

 

FUENTES DE INFORMACIÓN

Para simplificarlo podríamos hablar de 6 bloques básicos:

  • DATOS INTERNOS DEL ERP: nos proveen de todo lo referente a nuestros productos: descripción, Jerarquías, mercado, precios, ventas, estructura comercial y, clientes.
  • DATOS PÚBLICOS de Entidades de Negociación y Clientes Públicos: aportan toda la información referente a las licitaciones públicas: lotes, precios máximos, unidades máximas, duración, plazos, prórrogas, impugnaciones, adjudicaciones, competidores, precios, puntuaciones en criterios de adjudicación, con granularidad desde Expediente y Entidad de Negociación.
  • DATOS PRIVADOS de Grupos y Clientes dónde las negociaciones vendrán directamente de la red de ventas aportando cantidades, precios, periodos de validez y competidores, con granularidad desde Código de cliente.
  • DATOS de Fuentes Externas de Consumos Hospitalarios (aunque en estos momentos son pocas y poco fiables) marcan tendencias y se pueden tener en cuenta, con una granularidad a nivel de Área Hospitalaria.
  • DOCUMENTOS: con todos aquellos modelos que se van a requerir en algún momento del proceso y que se mantienen actualizados incluyéndolos cuando se requieran en cada expediente.
  • DATOS OFICIALES MINISTERIALES: de prevalencias, pirámides de poblaciones, tratamientos, intervenciones, servicios, gastos, inversiones, Catálogo Nacional de Hospitales

 

INTEGRACIÓN DE LAS FUENTES:

Como vimos en nuestro primer artículo, disponer de un modelo de datos integrado nos garantiza la correcta ejecución de procesos, evitando incoherencias y errores, así como un análisis de los datos coherente que nos permite tomar decisiones y realizar predicciones.

La integración debe ser siempre automática y mediante procesos desasistidos, con lo que logramos  garantizar la entrada de todas las fuentes de datos y que se mantengan estructuradas, relacionadas y permanentemente actualizadas.

Además enriquecemos, de manera constante, el histórico de datos, pilar importante para el análisis de tendencias.

En definitiva, un buen modelo de datos nos dará la capacidad de generar alertas, avisos, notificaciones, inferir fechas, predecir consumos, proponer descuentos, hacer simulaciones, cálculos estadísticos, extrapolar situaciones, gestionar umbrales de aprobaciones etc.

Todo lo que necesitamos para una gestión de éxito.

 

TAREAS Y PROCESOS:

Todos hemos oído hablar del workflow, una manera de gestionar el flujo de trabajo que nos permite dividir los diferentes procesos en tareas y éstas secuenciarlas mediante flujos que se lanzarán por eventos, siendo generalmente aprobaciones.

Para BIsiona esta manera de trabajo aporta transparencia y el conocimiento, al facilitar el trabajo en equipo, la distribución y segregación de funciones.

También permite establecer controles y subprocesos que se activan mediante reglas; por ejemplo, establece umbrales de descuento a partir de los cuales se necesita escalar aprobaciones adicionales.

Es primordial encontrar un equilibrio entre los procesos y tareas que se establecen y la efectividad del proceso global. Por ello es importante evitar caer en errores típicos, como la creación de procedimientos tediosos o flujos complejos, que la mayoría de las veces ni siquiera necesitamos.

Desde nuestra experiencia podemos recomendar focalizarse en lo frecuente, dejando de lado la excepción.

 

DOCUMENTOS:

Como sabréis, otro punto clave de los procesos de gestión de las licitaciones y negociaciones hospitalarias es la gestión de documentos asociados a cada fase del flujo de trabajo.

Por ello, es extremadamente importante que estos documentos estén en el mismo repositorio que los datos, ya que en sí mismos son una fuente más de información y están estrechamente relacionados con cada proceso y sus tareas.

Más aún si queremos que nuestro sistema pase satisfactoriamente una auditoría interna o externa, ya que, junto con el registro de cambios y aprobaciones, es uno de los principales elementos que justifican y respaldan las acciones y decisiones tomadas en las distintas partes del flujo.

Quién comprendería un acuerdo comercial o licitación exitosa, si no es con sus documentos asociados.

Además de estos, tendremos necesidad de generar documentos de salida como etiquetas, cartas, documentos de garantías, ofertas ,notificaciones, etc.

En definitiva, si disponemos de los documentos asociados a cada fase del flujo de negociación, conseguiremos ahorrar tiempo y evitar la dispersión de la información, al tener un único punto donde acudir.

 

ANÁLISIS:

El análisis de resultados es el catalizador de nuestras estrategias, sin análisis será difícil tomar decisiones correctas.

En la gestión de ofertas y licitaciones tenemos 2 perspectivas de análisis importantes: la del proceso de gestión y resultados internos, y la del mercado.

Ambas son muy importantes y si las correlacionamos mucho mejor, siempre hay que tener presente que para el éxito de estos análisis tendremos que haber hecho un buen ejercicio de integración de datos,  como hemos comentado anteriormente.

Según las características del producto (exclusivo,  marca con patente, biosimilar, de diagnóstico, suministros sanitarios etc) nos fijaremos más en un tipo de indicador u otro. Sin embargo podemos citar que el análisis de consumos, descuentos, en el caso de negociaciones o el éxito, en las licitaciones, suelen ser las entidades más demandadas sobre las que crear indicadores y análisis.

Esperamos que estas reflexiones que hemos compartido a lo largo del articulo, os hayan llevado a recordar situaciones vividas en vuestro día a día.

Son estas claves, para nosotros, la base sobre que se construye y evoluciona nuestra plataforma Tenders & Accounts, y se nutren, como no podía ser de otra manera, por la experiencia y conocimientos adquiridos como partner de nuestros clientes.

No dudéis en compartir este articulo con vuestra red y esperamos vuestras opiniones, sugerencias o dudas, a través del Blog.

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