Le chiavi del successo nella gestione delle trattative e degli appalti ospedalieri
In BIsiona crediamo che tutto sia legato alla conoscenza e alla sua proiezione nel futuro, il che implica che devi allontanarti ogni giorno, per avere tempo.
Nel caso del mondo ospedaliero, questo fatto apparentemente semplice diventa, in molti casi, una missione praticamente impossibile.
Sappiamo, tutti noi che siamo legati a questo ambiente, la quantità di procedure amministrative e burocratiche che esistono e che richiedono anche consegne con date molto schiaccianti. Cosa fa diventare prassi comune perdere l’accesso a una gara, o che queste gare siano gestite in modo inadeguato, pur avendone affidato la gestione. Dopotutto, le decisioni di accesso sono sempre interne e generalmente sono queste risorse che hanno meno tempo.
Per evitare situazioni come quelle citate e condurre una gestione di successo, è necessario cercare di avere tutti gli elementi necessari che verranno utilizzati e che saranno richiesti nei processi e, soprattutto, devono essere:
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organizzato
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situato
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nidificato
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aggiornato
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accessibile
Allo stesso modo, è necessario fornire alle persone dell’organizzazione che devono intervenire nei processi, uno strumento di accesso rapido, diretto, ordinato, sicuro e con segregazione delle funzioni, che faciliti il lavoro di ciascun partecipante al processo nel modo più efficace ed efficiente possibile.
Infine, occorre misurare l’efficacia di questi processi e la loro finalità, che altro non è che ottenere l’aggiudicazione di un contratto di vendita di prodotti.
Anche se sembra ovvio, aggiungendo le premesse precedenti, concludiamo che è necessario avere uno strumento o una soluzione che ci permetta nello stesso repository:
- Integrare tutti i dati provenienti dalle diverse fonti coinvolte nel processo
Stabilire compiti, processi e le loro regole. - Definire e assegnare i responsabili, per un rapido processo decisionale, opportunamente segregando le funzioni.
- Registra modifiche e approvazioni, ovvero un sistema trasparente e verificabile.
- Ricevi avvisi su scadenze e notifiche per evitare di perdere opportunità.
- Registra e archivia i documenti associati a ciascuna fase.
- Analizzare i risultati per prendere decisioni e migliorare la nostra strategia sul mercato.
Fonti di informazione
Per semplificare, potremmo parlare di 6 blocchi base:
Dati interni dell'ERP
Ci forniscono tutto ciò che riguarda i nostri prodotti: descrizione, gerarchie, mercato, prezzi, vendite, struttura commerciale e clienti.
Dati da fonti esterne di consumo ospedaliero
(Anche se al momento sono pochi e poco affidabili) fanno tendenza e possono essere presi in considerazione, con granularità a livello di Area Ospedaliera.
Dati pubblici di entità commerciali e clienti
Forniscono tutte le informazioni relative agli appalti pubblici: lotti, prezzi massimi, unità massime, durata, scadenze, proroghe, sfide, aggiudicazioni, concorrenti, prezzi, punteggi nei criteri di aggiudicazione, con granularità da Fascicolo e Entità di negoziazione.
Documenti
Con tutti quei modelli che saranno richiesti ad un certo punto del processo e che vengono tenuti aggiornati, includendoli richiesti quando in ogni file.
Dati Privati di Gruppi e Clienti
Dove le trattative arriveranno direttamente dalla rete di vendita fornendo quantità, prezzi, periodi di validità e concorrenti, con granularità dal Codice Cliente.
Dati ministeriali ufficiali
Prevalenza, piramidi di popolazione, cure, interventi, servizi, spese, investimenti, Catalogo Nazionale degli Ospedali
Integrazione della fonte
Come abbiamo visto nel nostro primo articolo, avere un modello di dati integrato ci garantisce la corretta esecuzione dei processi, evitando incongruenze ed errori, nonché un’analisi dei dati coerente che ci consente di prendere decisioni e fare previsioni.
L’integrazione deve essere sempre automatica e attraverso processi non presidiati, con i quali riusciamo a garantire l’ingresso di tutte le fonti di dati e che rimangano strutturate, correlate e costantemente aggiornate.
Inoltre, arricchiamo costantemente i dati storici, un pilastro importante per l’analisi delle tendenze.
In breve, un buon modello di dati ci darà la possibilità di generare avvisi, avvisi, notifiche, dedurre date, prevedere consumi, proporre sconti, eseguire simulazioni, calcoli statistici, estrapolare situazioni, gestire soglie di approvazione, ecc.
Tutto ciò di cui abbiamo bisogno per una gestione di successo.
Compiti e processi
Tutti abbiamo sentito parlare del flusso di lavoro, un modo di gestire il flusso di lavoro che ci consente di dividere i diversi processi in attività e di metterli in sequenza attraverso flussi attivati da eventi, generalmente approvazioni.
Per BIsiona, questo modo di lavorare fornisce trasparenza e conoscenza, facilitando il lavoro di squadra, la distribuzione e la segregazione dei compiti.
Consente inoltre di impostare controlli e thread attivati da regole; ad esempio, impostare soglie di sconto oltre le quali è necessario aumentare ulteriormente le approvazioni.
È essenziale trovare un equilibrio tra i processi e le attività stabiliti e l’efficacia del processo complessivo. Per questo è importante evitare di cadere in errori tipici, come la creazione di procedure noiose o flussi complessi, di cui il più delle volte non abbiamo nemmeno bisogno.
Dalla nostra esperienza possiamo consigliare di puntare sui frequenti, lasciando da parte l’eccezione.
Documenti
Come sapete, un altro punto chiave nei processi di gestione delle gare e delle negoziazioni ospedaliere è la gestione dei documenti associati a ciascuna fase del flusso di lavoro.
Per questo motivo, è estremamente importante che questi documenti si trovino nello stesso repository dei dati, poiché sono di per sé un’altra fonte di informazioni e sono strettamente correlati a ciascun processo e ai suoi compiti.
A maggior ragione se vogliamo che il nostro sistema superi in modo soddisfacente un audit interno o esterno, poiché, insieme al registro delle modifiche e delle approvazioni, è uno dei principali elementi che giustificano e supportano le azioni e le decisioni prese nelle diverse parti del fluire.
Chi capirebbe un accordo commerciale o un’offerta di successo, se non con i relativi documenti.
Oltre a questi, dovremo generare documenti di output come etichette, lettere, documenti di garanzia, offerte, notifiche, ecc.
Insomma, se disponiamo dei documenti associati ad ogni fase del flusso negoziale, potremo risparmiare tempo ed evitare la dispersione delle informazioni, avendo un unico punto a cui rivolgerci.
Analisi
L’analisi dei risultati è il catalizzatore delle nostre strategie, senza analisi sarà difficile prendere le decisioni giuste.
Nella gestione di gare e gare abbiamo 2 importanti prospettive di analisi: quella del processo gestionale e dei risultati interni, e quella del mercato.
Entrambi sono molto importanti e se li correliamo molto meglio, dobbiamo sempre tenere presente che per il successo di queste analisi dovremo aver fatto un buon esercizio di integrazione dei dati, come abbiamo accennato in precedenza.
A seconda delle caratteristiche del prodotto (marchio esclusivo, brevettato, biosimilare, diagnostico, sanitario, ecc.) ci concentreremo maggiormente su un tipo di indicatore o su un altro. Tuttavia, possiamo ricordare che l’analisi dei consumi, gli sconti, in caso di trattative o di successo, nelle gare, sono solitamente gli enti più richiesti su cui creare indicatori e analisi.
Ci auguriamo che queste riflessioni che abbiamo condiviso in tutto l’articolo ti abbiano portato a ricordare le situazioni vissute nella tua vita quotidiana.
Queste chiavi sono per noi la base su cui si costruisce e si evolve la nostra piattaforma Tenders & Accounts e sono alimentate, come non potrebbe essere altrimenti, dall’esperienza e dalle conoscenze acquisite come partner dei nostri clienti.
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