Abbiamo stimato una media di 18,5 ore di lavoro, il che lo rende la fase più impegnativa dell’intero processo, ma anche quella che presenta il maggior potenziale di ottimizzazione se analizzata in dettaglio.

Va ribadito ancora una volta che si tratta di tempi medi e che vi sono gare d’appalto in cui dobbiamo dedicare molto più tempo e altre in cui ne occorre molto meno.

Il motivo di questo carico di lavoro non risiede solo nella complessità tecnica della preparazione di un’offerta, sebbene anche quella abbia la sua parte. Ma soprattutto nella complessità organizzativa che accompagna tale processo, con la necessità di:

• Coinvolgere diversi reparti con ritmi di lavoro diversi.
• Raccogliere informazioni disperse.
• Ottenere convalide e approvazioni.
• Mantenere tutti gli attori allineati sotto la pressione delle scadenze.

In questo articolo analizziamo le quattro sottofasi che compongono questo blocco, esaminiamo dove si perde realmente tempo e spieghiamo come i flussi di lavoro automatizzati e i sistemi di notifica tra i team diventino un catalizzatore e un orchestratore di miglioramento e ottimizzazione, riducendo i tempi ed evitando errori.

C’è un modello che merita attenzione perché è trasversale all’intero settore: praticamente in tutte le attività di questo gruppo emerge, in un modo o nell’altro, la necessità di scambiare informazioni con altri reparti, come «abbiamo bisogno della documentazione del prodotto», «dobbiamo inviare dei campioni», «è necessario che le garanzie vengano gestite subito».

Questo scambio, apparentemente di routine, è in realtà una delle principali fonti di inefficienza nella gestione delle gare d’appalto. Non perché le informazioni non esistano, ma per come vengono abitualmente gestite: catene di e-mail senza una sequenza strutturata né tempistiche, documenti condivisi con versioni non aggiornate, riunioni di coordinamento improvvisate, promemoria manuali e dipendenze che bloccano l’avanzamento fino a quando qualcuno non risponde.

Il risultato è che una parte significativa del tempo del team addetto alle gare d’appalto non viene dedicata alla preparazione dell’offerta, bensì alla gestione della comunicazione e al monitoraggio dei contributi che altri devono fornire. Si tratta di tempo “invisibile” nei processi di gara, ma con un forte impatto economico e sui risultati; un fenomeno ben noto, ma non quantificato né affrontato in nessuna iniziativa.

Gli strumenti di workflow e di notifica automatica agiscono proprio su questa inefficienza: sostituiscono il coordinamento manuale con flussi strutturati, assicurano che ogni persona riceva le informazioni di cui ha bisogno al momento giusto, eliminando la dipendenza e facendo risparmiare tempo al responsabile della gara d’appalto.

Di seguito analizziamo ciascuna delle sottofasi che compongono la gestione della partecipazione alla gara d’appalto, indicando i tempi stimati, le attività che le compongono e le azioni di miglioramento che possono essere applicate in ciascuna di esse.

La tabella seguente riassume il tempo di base, la percentuale di risparmio stimata e le ore recuperabili in ciascuna sottofase 2 quando si applica un approccio ottimizzato con strumenti adeguati:

Il risparmio complessivo si attesta a circa 6,99 ore per pratica, il che rappresenta circa il 37% del tempo totale del blocco. La maggior parte di tale risparmio, oltre l’80%, si concentra nelle sottofasi 2.2 (Preparazione del bando) e 2.3 (Aperture), con la registrazione delle aggiudicazioni e dei punteggi.

La sottofase 2.2 è proprio quella più lunga e che dipende maggiormente dal coordinamento tra i team.

E la sottofase 2.3 è la più laboriosa per quanto riguarda la raccolta dei dati sulla concorrenza e l’assegnazione dei punteggi ai criteri. Questa sottofase richiede particolarmente molto tempo alle aziende che partecipano a gare d’appalto per forniture, in cui le gare comprendono numerosi lotti e concorrenti.

Se analizziamo dove si concentra realmente lo sforzo, risulta chiaro che la fase di preparazione della gara d’appalto non solo è la più lunga, ma anche quella che dipende maggiormente dal coordinamento tra i team.

È proprio in questo punto che si verificano la maggior parte delle inefficienze: tempi di attesa, follow-up manuali, mancanza di visibilità e duplicazione nella gestione delle informazioni. E, allo stesso tempo, è qui che risiede il maggiore potenziale di miglioramento.

Nel prossimo articolo approfondiremo specificamente questa fase chiave, affrontando come un flusso di lavoro strutturato permetta di organizzare tutto il coordinamento interno, ridurre gli attriti e trasformare il modo in cui i team collaborano durante la preparazione di un’offerta.

Vedremo, in modo pratico e dettagliato, come funziona questo modello e perché diventa un elemento decisivo per guadagnare in efficienza e qualità nella gestione delle gare d’appalto.