Gestión de la participación en una licitación: El bloque de procesos que más tiempo consumen y donde más oportunidades de ahorro tenemos
Una visión estructurada del proceso, los cuatro grandes bloques que lo componen y el potencial de optimización que pocas organizaciones explotan
Hemos estimado un promedio de 18,5 horas de trabajo, lo que lo convierte en el bloque más pesado del proceso, y también en el que mayor potencial de optimización presenta cuando se analiza con detalle.
De nuevo, hay que insistir en que hablamos de tiempos medios y que existen licitaciones donde tenemos que dedicar mucho más tiempo y en otras, mucho menos.
La razón de este peso no es únicamente la complejidad técnica de preparar una oferta, que también. Sino, sobre todo, la complejidad organizativa que acompaña a ese proceso, con la necesidad de:
- Involucrar a múltiples departamentos con ritmos distintos.
- Consolidar información dispersa.
- Perseguir validaciones y aprobaciones.
- Mantener a todos los actores alineados bajo presión de plazo.
En este artículo desgranamos las cuatro subfases que componen este bloque, analizamos dónde se pierde el tiempo realmente y explicamos cómo los flujos de trabajo automatizados y los sistemas de notificación entre equipos se convierten en un dinamizador y orquestador de mejora y optimización, recortando tiempos y evitando errores.
El denominador común: la coordinación que nadie ve
Hay un patrón que merece atención porque es transversal a todo el bloque: en prácticamente todas las actividades de este grupo aparece, de una u otra forma, la necesidad de intercambiar información con otros departamentos, como «necesitamos documentación del producto», «tenemos que enviar muestras», «es necesario que se gestionen ya las garantías».
Ese intercambio, aparentemente rutinario, es en realidad una de las principales fuentes de ineficiencia en la gestión licitadora. No porque la información no exista, sino por cómo se gestiona habitualmente: correos electrónicos en cadena sin una secuencia estructurada ni tiempos, documentos compartidos con versiones desactualizadas, reuniones de coordinación improvisadas, recordatorios manuales y dependencias que bloquean el avance hasta que alguien responde.
El resultado es que una parte significativa del tiempo del equipo de licitaciones no se invierte en construir la oferta, sino en gestionar la comunicación y el seguimiento de lo que otros deben aportar. Es tiempo invisible en los procesos de licitaciones, pero con un gran impacto económico y de resultados, a la vez conocido, pero no cuantificado ni abordado en ninguna iniciativa.
Las herramientas de workflow y notificación automática actúan precisamente sobre esta ineficiencia: sustituyen la coordinación manual por flujos estructurados, aseguran que cada persona recibe la información que necesita en el momento adecuado, eliminando la dependencia y el ahorro de tiempo del responsable de la licitación.
Las cuatro subfases del bloque y su coste real
A continuación, analizamos cada una de las subfases que componen la Gestión de la participación en la licitación, con sus tiempos estimados, las actividades que las integran y las acciones de mejora que pueden aplicarse en cada una.
Resumen de ahorro por subfase
La tabla siguiente consolida el tiempo base, el porcentaje de ahorro estimado y las horas recuperables en cada subfase 2 cuando se aplica un enfoque optimizado con herramientas adecuadas:
El ahorro total se sitúa en torno a las 6,99 horas por expediente, lo que representa aproximadamente un 37% del tiempo total del bloque. El grueso de ese ahorro, más del 80%, se concentra en las subfases 2.2 (Preparar el concurso) y 2.3 (Aperturas), con el registro de las adjudicaciones y puntuaciones.
Siendo la subfase 2.2 precisamente la más larga y la más dependiente de la coordinación entre equipos.
Y la subfase 2.3 la más tediosa en la captura de los datos de la competencia y puntuación de criterios. Esta subfase es especialmente consumidora de tiempo para las compañías que licitan suministros, en las que las licitaciones incluyen muchos lotes y competidores.
Si analizamos dónde se concentra realmente el esfuerzo, queda claro que la fase de preparación del concurso no solo es la más extensa, sino también la más dependiente de la coordinación entre equipos.
Es precisamente en este punto donde se produce la mayor parte de las ineficiencias: tiempos de espera, seguimientos manuales, falta de visibilidad y duplicidad en la gestión de la información. Y, al mismo tiempo, es donde existe el mayor potencial de mejora.
En el siguiente artículo profundizaremos específicamente en esta fase clave, abordando cómo un flujo de trabajo estructurado permite ordenar toda la coordinación interna, reducir fricciones y transformar la forma en la que los equipos colaboran durante la preparación de una oferta.
Veremos, de forma práctica y detallada, cómo funciona este modelo y por qué se convierte en un elemento decisivo para ganar en eficiencia y calidad en la gestión de licitaciones.
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