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Agobio de documentación

In BIsiona, crediamo che tutto sia legato alla conoscenza e alla sua proiezione nel futuro, il che implica che bisogna allontanarsi dal giorno per giorno, per avere tempo.

Nel caso del mondo ospedaliero, questo fatto apparentemente semplice diventa, in molti casi, una missione praticamente impossibile.

Tutti noi che siamo legati a questo ambiente conosciamo la quantità di procedure amministrative e burocratiche che esistono e che richiedono anche scadenze molto strette. Questo fa sì che sia una pratica comune perdere l’accesso a una gara d’appalto, o che queste gare siano gestite in modo inadeguato, anche se la gestione di queste gare è stata esternalizzata. Dopo tutto, le decisioni di accesso sono sempre interne e queste risorse hanno generalmente meno tempo.

Per evitare situazioni come quelle menzionate sopra e per realizzare una gestione di successo, è necessario avere tutti gli elementi necessari che saranno utilizzati e richiesti nei processi e, soprattutto, questi elementi devono essere:

  • ordinati
  • localizzati
  • gerarchici
  • aggiornati
  • accessibili

Allo stesso modo, è necessario fornire alle persone dell’organizzazione che devono intervenire nei processi uno strumento con accesso rapido, diretto, ordinato, sicuro e con segregazione delle funzioni, che faciliterà il lavoro di ogni partecipante al processo nel modo più effettivo ed efficiente possibile.

Infine, dobbiamo misurare l’efficacia di questi processi e lo scopo di questi ultimi, che non è altro che il conseguimento di un contratto di vendita di prodotti.

Anche se può sembrare ovvio, aggiungendo le premesse di cui sopra, concludiamo che è necessario avere uno strumento o una soluzione che ci permetta nello stesso contenitore di:

  • Integrare tutti i dati dalle diverse fonti coinvolte nel processo.
  • Stabilire i compiti, i processi e le loro regole.
  • Definire e assegnare le persone responsabili, per un rapido processo decisionale, segregando le funzioni in modo appropriato.
  • Registrare le modifiche e le approvazioni, cioè un sistema trasparente e verificabile.
  • Disporre di avvisi su scadenze e notifiche per evitare di perdere opportunità.
  • Registrare e conservare i documenti associati ad ogni fase.

Analizzare i risultati per prendere decisioni e migliorare la nostra strategia sul mercato.

 

FONTI DI INFORMAZIONE

Per semplificare, potremmo parlare di 6 blocchi di base:

  • DATI INTERNI ERP: ci forniscono tutte le informazioni sui nostri prodotti: descrizione, gerarchie, mercato, prezzi, vendite, struttura commerciale e clienti.
  • DATI PUBBLICI da Enti Negoziatori e Committenti Pubblici: forniscono tutte le informazioni relative alle gare pubbliche: lotti, prezzi massimi, unità massime, durata, scadenze, proroghe, impugnazioni, aggiudicazioni, concorrenti, prezzi, punteggi nei criteri di aggiudicazione, con granularità da Fascicolo ed Ente Negoziatore.
  • DATI PRIVATI da Gruppi e Clienti dove le trattative arriveranno direttamente dalla rete di vendita fornendo quantità, prezzi, periodi di validità e concorrenti, con granularità da Codice cliente.
  • I DATI provenienti da Fonti Esterne di Consumo Ospedaliero (anche se al momento sono pochi e inaffidabili) stabiliscono le tendenze e possono essere presi in considerazione, con granularità a livello di Area Ospedaliera.
  • DOCUMENTI: con tutti quei template che saranno necessari ad un certo punto del processo e che si mantengono aggiornati includendoli, quando è richiesto, in ogni fascicolo.
  • DATI MINISTERIALI UFFICIALI: su prevalenza, piramidi di popolazione, trattamenti, interventi, servizi, spese, investimenti, Catalogo Nazionale degli Ospedali.

 

INTEGRAZIONE DELLE FONTI:

Come abbiamo visto nel nostro primo articolo, disporre di un modello di dati integrato ci garantisce la corretta esecuzione dei processi, evitando incongruenze ed errori, così come un’analisi coerente dei dati che ci permette di prendere decisioni e previsioni.

L’integrazione deve essere sempre automatica e attraverso processi non assistiti, in modo da poter garantire l’inserimento di tutte le fonti di dati e che rimangano strutturate, correlate e costantemente aggiornate.

Inoltre, arricchiamo costantemente lo storico dei dati, che è un pilastro importante per l’analisi delle tendenze.

In definitiva, un buon modello di dati ci darà la capacità di generare allerte, avvisi, notifiche, di dedurre date, prevedere il consumo, proporre sconti, realizzare simulazioni, calcoli statistici, estrapolare situazioni, gestire limiti di approvazione, ecc.

Tutto ciò di cui abbiamo bisogno per una gestione di successo.

 

COMPITI E PROCESSI:

Abbiamo tutti sentito parlare di workflow, un modo di gestire il flusso di lavoro che ci permette di dividere i diversi processi in compiti e questi sequenziati attraverso flussi che saranno innescati da eventi, essendo questi generalmente approvazioni.

Per BIsiona, questo modo di operare offre trasparenza e conoscenza, facilitando il lavoro di squadra, la distribuzione e la segregazione delle funzioni.

Permette anche l’istituzione di controlli e sottoprocessi che sono attivati da regole; per esempio, stabilisce soglie di sconto oltre le quali devono essere richieste ulteriori approvazioni.

È essenziale trovare un equilibrio tra i processi e i compiti stabiliti e l’efficacia del processo globale. È quindi importante evitare di fare errori tipici, come creare procedure noiose o flussi complessi, che il più delle volte non sono nemmeno necessari.

Dalla nostra esperienza possiamo consigliare di concentrarsi sul frequente, lasciando da parte l’eccezione.

 

DOCUMENTI:

Come saprete, un altro punto chiave nei processi di gestione delle gare d’appalto e delle negoziazioni ospedaliere è la gestione dei documenti associati a ogni fase del flusso di lavoro.

È quindi estremamente importante che questi documenti siano nello stesso archivio dei dati, poiché sono di per sé una fonte ulteriore di informazione e sono strettamente legati ad ogni processo e ai suoi compiti.

Ancora di più se vogliamo che il nostro sistema superi con successo un audit interno o esterno, poiché, insieme al registro dei modifiche e delle approvazioni, è uno dei principali elementi che giustificano e supportano le azioni e le decisioni prese nelle diverse parti del flusso.

Chi capirebbe un accordo commerciale o una gara d’appalto di successo, se non per i suoi documenti associati?

Oltre a questi, avremo bisogno di generare documenti di uscita come etichette, lettere, documenti di garanzia, offerte, notifiche, ecc.

In breve, se abbiamo i documenti associati ad ogni fase del flusso di negoziazione, risparmieremo tempo ed eviteremo la dispersione di informazioni, avendo un unico punto a cui dirigerci.

 

ANALISI

L’analisi dei risultati è il catalizzatore delle nostre strategie, senza analisi sarà difficile prendere le decisioni giuste.

Nella gestione di gare e offerte abbiamo 2 importanti prospettive di analisi: quella del processo di gestione e dei risultati interni, e quella del mercato.

Entrambi sono molto importanti e se li correliamo molto meglio, dobbiamo sempre tenere a mente che per il successo di queste analisi dovremo aver fatto un buon esercizio di integrazione dei dati, come abbiamo detto sopra.

A seconda delle caratteristiche del prodotto (esclusivo, marchio brevettato, biosimilare, di diagnostica, forniture sanitarie, ecc.), ci concentreremo maggiormente su un tipo di indicatore o un altro. Tuttavia, possiamo citare che l’analisi del consumo, gli sconti, in caso di trattative o successo, nelle offerte, sono di solito le entità più richieste su cui creare indicatori e analisi.

Speriamo che queste riflessioni che abbiamo condiviso in questo articolo vi abbiano portato a ricordare situazioni che avete sperimentato nella vostra vita quotidiana.

Per noi, queste chiavi sono la base su cui la nostra piattaforma Tenders & Accounts è costruita ed evolve, e sono alimentate, come non potrebbe essere altrimenti, dall’esperienza e dalla conoscenza acquisita come partner dei nostri clienti.

Non esitate a condividere questo articolo con la vostra rete e siamo ansiosi di conoscere le vostre opinioni, suggerimenti o dubbi tramite il blog.