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ANALISI E GESTIONE DELLE PROCEDURE DI APPALTO PUBBLICO vs REGISTAZIONE DEI FASCICOLI

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Diverso? Sì, certo che lo è:

Mentre un registro di fascicoli in un’applicazione serve come archivio generale per il monitoraggio, un sistema di gestione delle gare d’appalto ci permette di interagire con il processo, le sue fasi e gli stakeholder durante tutta la vita del fascicolo.

Questa è la grande differenza: controllo e analisi.

È necessario mettere da parte l’idea di registrazioni automatiche, per trovare una soluzione che includa sia l’analisi delle caratteristiche e degli attributi, sia indicatori su offerte, prezzi, criteri di aggiudicazione e competitori, ecc.

 

Risparmia tempo e riduce i costi:

In realtà un registro di gara ci permette poca interazione e analisi, per ottenere questo avremo bisogno di diversi sistemi specifici, workflow, gestione dei documenti, analisi, per coprire le funzioni di questi processi.

Pertanto, uno strumento che integra i diversi processi e ci fornisce un unico punto per tutte queste funzioni ci aiuterà e faciliterà il nostro lavoro, facendoci risparmiare tempo e costi. Sarete d’accordo, vero?

Vediamo in un modo molto grafico e semplice, il valore che una soluzione specifica porta al registro.

 

Analisi e gestione specifica

Gare d’appalto e negoziazioni

Deve includere:

Registro

Fascicoli

Di solito include:

Registrazione del fascicolo

  • Strutturato, che va dall’integrazione automatica all’analisi degli indicatori.

Registrazione del fascicolo

  • Strutturato, non automatico, utilizzando Excel, ERP o CRM.

Workflow integrato

  • Flessible, asociado al tipo di fascicolo e configurabile.

Workflow specifico

      • Soluzioni specifiche senza altre funzionalità di Tenders.

Gestione dei documenti

  • Gestione documentale integrata al processo.

Documenti

  • Soluzioni specifiche per la gestione dei documenti, adattamento alle gare d’appalto.

Avviso e notificazione

  • Notifiche di date, scadenze, email…

Tracciabilità

  • Tracciabilità dei cambiamenti nei dati master, autorizzazioni, firme…

Tracciabilità

  • Distribuita tra diversi sistemi, difficile da gestire.

Analisi

  • Analisi con indicatori di consumo, concorrenza, aggiudicazioni, appalti…

Analisi

    • È necessaria l’integrazione con altri sistemi di analisi.

Ruoli e responsabilità

    • Integrati con processi e funzionalità, workflow, approvazioni, documenti, ecc.

Ruoli e responsabilità

  • Distribuiti, poco chiari e difficili da amministrare.

Costo e sforzo

  • Più piccolo delle soluzioni non integrate.
  • Più flessibile e scalabile.

Costo e sforzo

  • Alto, richiedendo sistemi multipli e l’integrazione di tali sistemi.

 

Conclusioni

Dopo aver confrontato le diverse soluzioni applicate da molte aziende, sia farmaceutiche che di prodotti medici, siamo stati in grado di confermarlo.

  • La maggior parte delle aziende non ha l’analisi integrata e la gestione dei fascicoli nello stesso sistema.
  • L’analisi del processo e del successo dei Tender non viene effettuata nella maggior parte delle aziende. Per esempio: nelle gare pubbliche vinte, la conformità dell’accordo con le quantità da acquistare da parte del cliente non viene analizzata sistematicamente.
  • Quasi tutte le soluzioni implementate nelle aziende del settore sono parziali, alcune mancano di workflow, altre di gestione dei documenti, altre di approvazioni, tracciabilità, ecc. e quasi nessuna ha un’analisi integrata.

In breve, storicamente, le aziende del settore hanno optato per soluzioni di registrazione di fascicoli per risolvere il loro business quotidiano, magari sotto la pressione delle scadenze. Tuttavia, oggi le gare d’appalto ospedaliere e le trattative commerciali sono diventate molto più rilevanti dal punto di vista commerciale per le aziende, rendendo l’implementazione di una soluzione integrata sempre più importante.