Claves del éxito en la gestión de negociaciones y licitaciones hospitalarias

• ordenados

• localizados

• jerarquizados

• actualizados

• accesibles

Igualmente, hay que facilitar a las personas de la organización que tienen que intervenir en los procesos, una herramienta con un acceso rápido, directo, ordenado, seguro y con segregación de funciones, lo que facilitará  que cada participante del proceso pueda trabajar de la forma más efectiva y eficaz posible.

Por último, necesitamos medir la eficacia de estos procesos y el fin de los mismos que no es otro que obtener la adjudicación de un contrato de venta de producto.

Aunque parezca obvio, sumando las anteriores premisas, concluimos que es necesario disponer de una herramienta o solución que nos permita en un mismo repositorio:

• Integrar todos los datos de las distintas fuentes que intervienen en el proceso
• Establecer las tareas ,los procesos y sus reglas.
• Definir y asignar responsables, para una rápida toma de decisiones segregando las funciones adecuadamente.
• Registrar los cambios y aprobaciones, es decir un sistema trasparente y auditable.
• Disponer de alertas sobre plazos y notificaciones para evitar la pérdida de oportunidades.
• Registrar y almacenar los documentos asociados a cada fase.
• Analizar los resultados para tomar decisiones y mejorar nuestra estrategia en el mercado.

Para simplificarlo podríamos hablar de 6 bloques básicos:

Como vimos en nuestro primer artículo, disponer de un modelo de datos integrado nos garantiza la correcta ejecución de procesos, evitando incoherencias y errores, así como un análisis de los datos coherente que nos permite tomar decisiones y realizar predicciones.

La integración debe ser siempre automática y mediante procesos desasistidos, con lo que logramos  garantizar la entrada de todas las fuentes de datos y que se mantengan estructuradas, relacionadas y permanentemente actualizadas.

Además enriquecemos, de manera constante, el histórico de datos, pilar importante para el análisis de tendencias.

En definitiva, un buen modelo de datos nos dará la capacidad de generar alertas, avisos, notificaciones, inferir fechas, predecir consumos, proponer descuentos, hacer simulaciones, cálculos estadísticos, extrapolar situaciones, gestionar umbrales de aprobaciones etc.

Todo lo que necesitamos para una gestión de éxito.

Todos hemos oído hablar del workflow, una manera de gestionar el flujo de trabajo que nos permite dividir los diferentes procesos en tareas y éstas secuenciarlas mediante flujos que se lanzarán por eventos, siendo generalmente aprobaciones.

Para BIsiona esta manera de trabajo aporta transparencia y el conocimiento, al facilitar el trabajo en equipo, la distribución y segregación de funciones.

También permite establecer controles y subprocesos que se activan mediante reglas; por ejemplo, establece umbrales de descuento a partir de los cuales se necesita escalar aprobaciones adicionales.

Es primordial encontrar un equilibrio entre los procesos y tareas que se establecen y la efectividad del proceso global. Por ello es importante evitar caer en errores típicos, como la creación de procedimientos tediosos o flujos complejos, que la mayoría de las veces ni siquiera necesitamos.

Desde nuestra experiencia podemos recomendar focalizarse en lo frecuente, dejando de lado la excepción.

Como sabréis, otro punto clave de los procesos de gestión de las licitaciones y negociaciones hospitalarias es la gestión de documentos asociados a cada fase del flujo de trabajo.

Por ello, es extremadamente importante que estos documentos estén en el mismo repositorio que los datos, ya que en sí mismos son una fuente más de información y están estrechamente relacionados con cada proceso y sus tareas.

Más aún si queremos que nuestro sistema pase satisfactoriamente una auditoría interna o externa, ya que, junto con el registro de cambios y aprobaciones, es uno de los principales elementos que justifican y respaldan las acciones y decisiones tomadas en las distintas partes del flujo.

Quién comprendería un acuerdo comercial o licitación exitosa, si no es con sus documentos asociados.

Además de estos, tendremos necesidad de generar documentos de salida como etiquetas, cartas, documentos de garantías, ofertas ,notificaciones, etc.

En definitiva, si disponemos de los documentos asociados a cada fase del flujo de negociación, conseguiremos ahorrar tiempo y evitar la dispersión de la información, al tener un único punto donde acudir.

El análisis de resultados es el catalizador de nuestras estrategias, sin análisis será difícil tomar decisiones correctas.

En la gestión de ofertas y licitaciones tenemos 2 perspectivas de análisis importantes: la del proceso de gestión y resultados internos, y la del mercado.

Ambas son muy importantes y si las correlacionamos mucho mejor, siempre hay que tener presente que para el éxito de estos análisis tendremos que haber hecho un buen ejercicio de integración de datos,  como hemos comentado anteriormente.

Según las características del producto (exclusivo,  marca con patente, biosimilar, de diagnóstico, suministros sanitarios etc) nos fijaremos más en un tipo de indicador u otro. Sin embargo podemos citar que el análisis de consumos, descuentos, en el caso de negociaciones o el éxito, en las licitaciones, suelen ser las entidades más demandadas sobre las que crear indicadores y análisis.

Esperamos que estas reflexiones que hemos compartido a lo largo del articulo, os hayan llevado a recordar situaciones vividas en vuestro día a día.

Son estas claves, para nosotros, la base sobre que se construye y evoluciona nuestra plataforma Tenders & Accounts, y se nutren, como no podía ser de otra manera, por la experiencia y conocimientos adquiridos como partner de nuestros clientes.

No dudéis en compartir este articulo con vuestra red y esperamos vuestras opiniones, sugerencias o dudas, a través del Blog.