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¿Diferente? Sí, por supuesto:

Mientras mediante un registro de expedientes en una aplicación nos sirve de archivo general para su seguimiento, un sistema de gestión de licitaciones nos permite interactuar con el proceso, sus fases y stakeholders durante toda la vida del expediente.

Esta es la gran diferencia: control y análisis.

Es necesario aparcar la idea de registros automáticos, para dar con una solución que incluya tanto el análisis de las características y atributos, como indicadores sobre ofertas, precios, criterios de adjudicación, competidores, etc.

 

Ahorra tiempo, disminuye el coste:

Realmente un registro de la licitación nos permite poca interacción y análisis, para conseguirlo necesitaremos varios sistemas específicos, workflow, gestión documental,  analítica, para cubrir las funciones de estos procesos.

Por lo tanto, una herramienta que integre los diferentes procesos y nos provea de un único punto para todas estas funciones nos ayudará y facilitará el trabajo ahorrándonos tiempo y costes. Estarás de acuerdo, ¿verdad?

Veamos de manera muy gráfica y sencilla, el valor que aporta una solución específica sobre el registro.

 

Análisis y gestión específica

Licitaciones y negociaciones

Debe incluir:

Registro

Expedientes

Suele incluir:

Registro expediente

  • Estructurado, yendo desde la integración automática hasta el análisis de indicadores.

Registro expediente

  • Estructurado, no automático, utilizando excel, ERP o CRM.

Workflow integrado

  • Flexible, asociado al tipo de expediente y configurable.

Workflow específico

      • Soluciones específicas sin otras funcionalidades de Tenders.

Gestión documental

  • Gestión documental integrada a los procesos.

Documentos

  • Soluciones específicas de gestión documental, adaptación a Tenders.

Alerta y notificación

  • Avisos de fechas, pendientes, cumplimientos, emails…

Trazabilidad

  • Trazabilidad de cambios en datos maestros, aprobaciones, firmas…

Trazabilidad

  • Distribuida entre varios sistemas, difícil de gestionar.

Analítica

  • Análisis con indicadores de consumo, competencia, adjudicaciones, licitaciones…

Analítica

    • Es necesaria la integración con otros sistemas de análisis.

Roles, responsabilidades

    • Integradas con los procesos y funcionalidades, workflow, aprobaciones, documentos, etc.

Roles, responsabilidades

  • Distribuidas, poco claras y difíciles de administrar.

Coste y esfuerzo

  • Menor que las soluciones no integradas.
  • Más flexible y escalable.

Coste y esfuerzo

  • Alto, al necesitar de varios sistemas y de la integración de los mismos.

 

Conclusiones

Tras contrastar las diferentes soluciones aplicadas por muchas compañías, tanto farmacéuticas como de productos sanitarios, hemos podido constatar.

  • La mayoría de las compañías no tienen integrado el análisis y la gestión de expedientes en un mismo sistema.
  • El análisis del proceso y el éxito de los Tenders no se realiza en la mayor parte de las compañías. Por ejemplo: en las licitaciones públicas ganadas, no se analiza sistemáticamente el cumplimiento del acuerdo respecto de las cantidades a adquirir por parte del cliente.
  • Casi todas las soluciones implantadas en las compañías del sector son parciales, unas carecen de workflow, otras de gestión documental, otras de aprobaciones, trazabilidad etc. y casi ninguna tiene analítica integrada.

Resumiendo, históricamente las compañías del sector han ido optando por soluciones de registro de expediente para solucionar su día a día, quizá presionadas por los plazos. Sin embargo, actualmente el proceso de licitaciones públicas hospitalarias y negociaciones comerciales ha adquirido mucha más relevancia comercial para las compañías, por lo que la implementación de una solución integrada es, cada vez, más importante.